Les frais d'entreprise sont flexibles car ils correspondent à la prise en charge de dépenses très variées liées à l'activité de l'entreprise, contrairement aux frais professionnels qui eux, sont directement liés à l'exercice de sa profession par le salarié. Reste que si vous souhaitez vous les faire rembourser, il vous faudra être rigoureux car ils sont
contrôlés de près par l'administration fiscale.
Des frais d'entreprise fourre-tout mais contrôlés
Les frais d'entreprise doivent avoir un caractère exceptionnel et être justifiés par des obligations légales ou conventionnelles, par la politique commerciale ou bien encore par la mise en uvre de techniques de direction, d'organisation ou de gestion de l'entreprise.
Beaucoup de dépenses peuvent ainsi entrer dans cette catégorie, qui n'est reconnue que depuis trois ans par l'administration fiscale. Repas d'affaires, voyages dans le cadre de séminaires ou de congrès, invitation des clients à un match de football ou un spectacle et même costume et "prime de salissure". Toutes ces dépenses peuvent être qualifiées de frais d'entreprise et être ainsi exonérées de cotisations sociales, de CSG et CRDS. Elles n'ont pas non plus à être réintégrées dans la déclaration de revenus du salarié bénéficiaire.
Mais la vigilance doit être de mise car les abus sont traqués par l'administration fiscale. Cette dernière peut exiger des justificatifs précis pour chaque dépense et notamment les noms et qualité des personnes invitées.
Peu de marges de manuvre pour les frais professionnels
Quant aux frais professionnels, ils sont le plus souvent avancés par le salarié et remboursés ensuite. Ils concernent bon nombre de fonctions commerciales mais sont très difficiles à tirer vers le haut, l'administration fiscale ayant établi des plafonds rigides.
Ainsi, l'indemnité de repas versée au salarié en déplacement professionnel est exonérée jusqu'à 16,10 euros par repas, selon le barème 2007, les frais d'hébergement (hôtel et petit-déjeuner), à 42,80 euros (57,80 euros à Paris et petite ceinture)... Certes, l'adoption de systèmes de forfait par certaines entreprises donne aux salariés concernés une petite marge de manuvre pour réaliser quelques économies sur les plafonds (en mangeant pour moins de 16,10 euros par exemple). Mais cette pratique n'est pas légale et ne place donc pas le salarié, qui doit conserver ses justificatifs de dépenses, à l'abri d'un redressement fiscal. Mieux vaut donc ne pas trop compter sur ces frais pour donner un coup de pouce à son salaire.
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