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Les cadres et l'agenda Michel Milcent (Xerox) Claude Racois (Silogic) Cinq principes A lire, à suivre

Tic-tac. Il file, s'accélère, se ralentit, mais ne s'arrête jamais... Le temps est une valeur constante et permanente dans la vie professionnelle. Il régit la productivité, le retour sur investissements, le cycle commercial, les coûts ou encore la masse salariale. De quoi lui donner beaucoup de valeur. De valeur, justement, parlons-en : ces dernières années, la "denrée temps" est devenue de plus en plus précieuse, de plus en plus rapide. La culture du numérique, qui applique un rythme à la seconde près, est en passe d'imposer le temps comme l'étalon absolu, en lieu et place du baril de pétrole.

"Il y a vingt ans, à la Cegos, nous envoyions une proposition aux clients trois semaines après les avoir rencontrés, se souvient Jean-Louis Muller, responsable de l'offre management et développement des personnes et auteur d'un ouvrage sur le temps (voir notre sélection de livres). Aujourd'hui, les clients nous demandent de recevoir un e-mail dès le lendemain de l'entretien." Car de la notion de rapidité est né un culte : celui de l'urgence. Et à la réponse "C'est pour quand ?", il n'est pas rare que les cadres se voient répondre "pour hier...".

Ce culte de l'urgence, le monde professionnel le partage largement. 39,2 % des lecteurs du Journal du Management s'estiment plus efficaces sur des tâches urgentes et 60,2 % considérent que le "vite fait, bien fait" est chose possible (lire les résultats de notre enquête en ligne). Or les experts de la gestion du temps livrent tous la même analyse : l'urgence est bien souvent le cache-misère d'une organisation déficiente. "La mauvaise gestion du temps est le symptôme d'un dysfonctionnement dont la cause est ailleurs, analyse Jean-Louis Sentin, consultant chez Present Consulting. Il s'agit souvent d'un manque de minutie dans le processus de management."

A la base de la gestion de temps, s'impose donc la minutie. Pour s'en convaincre, il suffit d'observer les méthodes mises en place par ceux pour qui le temps ne peut être une simple succession d'urgences. Michel Milcent, directeur de la division Xerox Office France, planifie deux à trois semaines à l'avance son emploi du temps, en y ménageant des plages horaires pour les sollicitations de ses collaborateurs (voir sa journée type). "C'est une manière de ne pas négliger les tâches de fond tout en conservant le contact avec l'équipe", explique-t-il. Pour Claude Racois, PDG de la SSII Silogic, la solution passe également par un planning minuté mais en favorisant, cette fois, la délégation afin de limiter les sollicitations des collaborateurs (voir sa journée type).

Deux méthodes pour un même objectif : le constat ne surprend pas vraiment Jean-Louis Sentin. "La gestion du temps ne répond pas à un modèle universel, soutient-il. Pour être bons, certains managers ont besoin de s'y prendre à l'avance, d'autres ont besoin au contraire de subir une contrainte. Partant de ce constat, il faut toujours se demander à quoi nous sert notre mauvaise gestion du temps. A être créatif ? A limiter les contacts avec ses collaborateurs ? A être sous pression ?"

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On l'a compris, les recettes miracles n'existent en matière de gestion de temps. Chacun cultive son propre rapport au temps. Malgré tout, quelques principes permettent d'éviter les principaux écueils, comme la non-hiérarchisation des tâches, "l'e-mailo-dépendance" ou l'urgence permanente (voir les cinq grands conseils). Au milieu de ces conseils, un retiendra peut-être votre attention : il faut savoir être lent pour bien gérer son temps.