| La question de la semaine
"Je
suis multi-tâches, je crois que c'est dans ma nature. En même temps, je sais que
cela peut faire perdre du temps. Faut-il que je me force à segmenter les tâches
pour gagner du temps ? J'ai peur de trouver cela ennuyeux. J'ai aussi l'impression
d'être plus créative en faisant plusieurs choses à la fois." (Anonyme) |
| La
réponse de Catherine
Delahaye-Boueil, coach d'entreprise
u'appelez-vous
être multi-tâches ? Etre multi-tâches peut vouloir dire que vous sautez d'une
tâche à l'autre de manière désorganisée ou bien que vous poursuivez de front avec
détermination un nombre limité de tâches. Quelle est votre tendance ?
Dans
le premier cas, il faut vous poser la question d'éventuelles difficultés de concentration.
Avez-vous des difficultés à vous concentrer ? Si c'est la seconde option,
vous segmentez déjà sans en être pleinement consciente. Dans tous les cas, il
y a des tâches qui nécessitent d'être créative d'autres pas. Je vous propose de
segmenter les tâches qui ne demandent pas de créativité. Par ailleurs, il y a
des tâches qui méritent qu'on les abandonne pour y revenir afin de laisser mûrir
la réflexion ou laisser surgir la créativité. Etre
créatif permet de gagner du temps sans s'ennuyer
Croyez-vous
qu'il soit antinomique d'être multi-tâches et de savoir utiliser son temps au
mieux ? Ne pensez-vous pas qu'il pourrait s'agir d'organiser son temps. Il
est inutile d'aller contre votre nature, vous êtes multi-tâches, restez-le. Cela
convient à votre nature créative, ce n'est donc pas là qu'il s'agit de tenter
de changer les choses. Il ne sert à rien non plus de se forcer car vous y perdrez
en plaisir. Comment gagner du temps en restant créative ? Un début de réponse
vous est proposé plus haut. Vous êtes créative, c'est une grande chance et c'est
formidable car vous allez trouver des tas d'idées sur votre question de fond :
gagner du temps sans vous ennuyer.
| NOUVEAU |
| Chaque
semaine, les experts du Journal du Management répondent à vos questions. |
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Votre
question | |
Ne pas segmenter mais prioriser
Pour chacun d'entre nous il y a les choses importantes et les choses urgentes.
Dans votre cas, au lieu de segmenter ce qui ne semble pas vous enthousiasmer,
je vous propose de prioriser. J'émets l'hypothèse que c'est sur ce point que vous
pouvez gagner en efficacité. Que pensez-vous également de déléguer certaines tâches
ou parties de tâches, si cela est possible dans la fonction que vous exercez ?
Ces deux méthodes de travail : prioriser et déléguer vous permettront d'être efficace
et créative. Lorsque l'on est multi-tâches, on doit pouvoir les appréhender. Je
vous soumets un outil que vous pourrez utiliser facilement et qui s'il demande
de passer un peu de temps au départ, vous permettra d'en gagner ensuite. Il vous
demande d'être créative puisqu'il va vous obliger à réfléchir. Vous y verrez ainsi
plus clair.
Une
fois les éléments placés vous pouvez judicieusement planifier et prioriser. 20 %
de nos activités exigent 80 % de notre temps. Il y a forcément des priorités
dans vos tâches. La gestion du temps et des priorités sont au coeur du fonctionnement
de l'organisation du travail.
D'autres pistes
pour optimiser son temps
D'autres pistes que vous pourriez exploiter
en gestion du temps.
- Lutter contre les interruptions : Tout travail
interrompu est moins efficace et prend plus de temps à compléter que s'il est
effectué en continu (exemple : l'arrivée permanente de mails qui détourne
notre attention et nous distrait). A vous de savoir ce qui est important pour
vous.
- Contrôler la rentabilité du temps investi : Le temps investi
dans un travail varie en fonction du temps disponible. Ne pensez-vous pas qu'en
priorisant vos tâches vous y verrez plus le temps que vous pouvez y consacrer
et par conséquent y gagner ?
- Identifiez les choses que vous valorisez
davantage : Le temps possède une double dimension, objective et subjective,
qui est fonction soit de l'intérêt porté à l'activité exercée, soit de l'urgence
ou de l'importance qu'on lui accorde.
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Votre
question | |
En visualisant tous ces éléments, vous serez à même de travailler sur
plusieurs tâches en y gagnant en temps. Qu'en pensez-vous ? Avez-vous pensé
également à élaborer des listes de tâches à accomplir ? Ainsi vous pourrez
avoir en tête vos priorités pour faire le choix des tâches à déléguer ou à éliminer.
Savez-vous également qu'il est plus facile de commencer par ce qui nous intéresse
le moins afin de bénéficier d'une tranquillité d'esprit et de toute votre créativité
pour apprécier les tâches que l'on préfère. L'essentiel pour ne pas vous ennuyer
et gagner du temps, vous l'aurez compris, est que vos multi tâches ne deviennent
pas un quotidien à gérer sans créativité. Alors soyez créative. Et ne vous en
voulez pas trop, faites-vous plaisir aussi. |
