Bien accueillir un nouveau collaborateur

Bien intégrer un nouveau collaborateur, c'est annoncer sa présence dans l'entreprise mais également en externe. Avant le jour J, assurez-vous que le nouvel arrivant figure bien dans le trombinoscope, l'organigramme sur le site Intranet ou Internet de l'entreprise. Prévenez l'équipe de son arrivée, de son poste et sa fonction, pour qu'elle ne soit pas surprise et prise au dépourvu. Pour les nouveaux managers ou cadres à responsabilités, il peut être utile de faire un communiqué de presse.

En tant que manager ou responsable hiérarchique, bloquez une plage horaire, d'une heure ou deux, voire plus, ou même un déjeuner, pour mettre en place un lien avec le nouvel arrivant. "Contrairement à ce que l'on pourrait penser au premier abord, souligne Claude Desbordes, ce n'est pas une perte de temps car cet investissement s'en ressentira à court comme à long terme. Il y a beaucoup de détails sur lesquels la personne ne reviendra pas." Si vous ne prenez pas le temps qu'il faut pour son accueil, vous serez sollicité par la suite à plusieurs reprises.

Ensuite, il est important de définir à nouveau le territoire de votre nouveau collaborateur et quels sont les éléments de motivation. Vous évoquerez la richesse du poste et de la fonction, sa mission et son rôle dans l'entreprise, son engagement. En dernier lieu, vous fixerez des objectifs suivant un certain horizon, six mois, un an... Claude Desbordes constate qu'à l'issue de cet entretien, "le nouvel arrivant doit se sentir comme un poisson dans l'eau." Ces deux dernières étapes - réinitialisation des sens et définition du périmètre du poste - permettent à l'arrivant de vérifier à nouveau ce qu'il veut et si le poste est bien conforme à ce qu'il attendait.

Trop souvent les entreprises remettent aux nouveaux arrivants un livret d'accueil, certes bien fait, et laisse ce dernier se débrouiller en lui disant : "Lisez le, vous allez comprendre". Pourtant, "c'est loin d'être le meilleur moyen pour faire prendre conscience à quelqu'un des enjeux de sa mission, intervient Claude Desbordes. Parfois les procédures d'intégration sont nommées, mais n'existent pas réellement. Et trop de managers s'appuient encore sur des concepts, des textes ou des process".

Ne présentez pas l'équipe trop tôt car cela évite des situations qui peuvent être délicates. "Souvent, le jour d'arrivée d'un nouveau membre n'a pas été annoncée, observe Claude Desbordes, ce qui exclut l'arrivant d'une dynamique d'intégration car personne ne l'attend." Si vous avez opté pour une journée dédiée au nouveau collaborateur avec accueil le matin, déjeuner informel et décontracté le midi, proposez lui de rencontrer dans l'après-midi les personnes avec qui il va travailler, y compris le directeur général si l'occasion se présente et les responsables de services.

Le nouvel arrivant a besoin d'acclimatation et de sécurisation" Claude Desbordes

"La sociabilité de l'individu ne se fait pas en deux minutes le matin quand il arrive, à froid, prévient Claude Desbordes. Le nouvel arrivant a besoin d'acclimatation et de sécurisation." Il ne faut donc pas sauter ou inverser les étapes de l'accueil ou de l'intégration. "Après, mais seulement après, il pourra échanger à loisir avec les autres membres de l'entreprise, arriver le deuxième jour sécurisé et confiant. Les émotions ont un rôle important et l'on s'en souvient des années plus tard."

Ne soyez pas non plus omniprésent, et ne précipitez pas un déjeuner avec l'équipe et vous même. Laissez votre collaborateur prendre ses marques dans l'équipe, et celle-ci prendre connaissance de lui par elle-même. Il faut savoir ménager vos collaborateurs qui, eux aussi, voient arriver dans leur quotidien un inconnu. Sachez également déléguer et impliquer votre équipe : remontée d'information sur l'intégration et le travail du nouveau collaborateur, et appui si celui-ci a besoin de conseils ou de renseignements.

Dans les premiers temps tout du moins, vous devez rester en soutien du nouveau collaborateur au cas où il aurait des questions, rencontrerait des problèmes. N'hésitez pas à lui dire "ma porte reste ouverte...", sachant que les membres de l'équipe sont également là. "Au début, vérifiez une fois par jour si tout va bien, par exemple le matin à la pause café", conseille Claude Desbordes. Nul besoin de formaliser le rendez-vous. "Au bout d'une semaine effectuez un débriefing, notamment pour évaluer la situation de votre collaborateur - ce qui fonctionne ou pas, les besoins de formation - voire le recadrer."

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Motivation

Rien ne sert de bien accueillir une nouvelle recrue si vous n'avez pas planifié les premières tâches qui lui incombent. Certes, il faut lui laisser le temps de s'acclimater, de prendre connaissance des diverses sources d'information de la société, productions et rapports, procédures...etc. Une tâche de fond permet de l'intégrer activement à l'entreprise. Une tâche de moindre envergure permet, elle, d'évaluer rapidement le travail effectué et donc la suite à donner : rentrer de plain-pied dans sa mission, ou le former.