Bien défendre son budget

Pour un service, un budget mal négocié avec la direction de l'entreprise peut être synonyme de vaches maigres pendant un an. Voici quelques conseils pour aider les managers à être convaincants.

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L'élaboration du budget est un moment stratégique pour un service : elle conditionne les moyens d'action qui seront mis en oeuvre tout au long de l'année suivante. Il revient au manager responsable du département de faire valoir les intérêts de son équipe et de son activité auprès de la direction en défendant bien son budget prévisionnel. Caroline Selmer a rencontré beaucoup de ces managers lorsqu'elle était contrôleuse de gestion mais également depuis qu'elle est formatrice sur ce thème à la Cegos. L'auteur de "Construire et défendre son budget" (Dunod) nous livre les principales clefs de réussite.

1	Rester cohérent avec les objectifs de l'entreprise

Le processus budgétaire en entreprise débute la plupart du temps par l'envoi d'une lettre de cadrage de la direction générale. Elle explique les principaux axes de développement qui vont être suivis et donne parfois les grandes orientations des principaux services. Le manager doit l'avoir toujours à l'esprit lorsqu'il construit son budget. Les choix budgétaires qu'il formule sont tenus de s'inscrire dans la stratégie globale de l'entreprise, y compris en cas de conjoncture moins bonne que prévue. Néanmoins, présenter un budget qui dépasse les objectifs que s'était fixés la direction peut être soutenable dans certains cas : "si le manager souhaite mettre en place un projet innovant mais qui demande des investissements importants, le budget nécessaire peut dépasser la lettre de cadrage la première année, explique Caroline Selmer. Mieux vaut alors présenter un budget prévisionnel sur trois ou quatre ans."

2	Maîtriser la dimension chiffrée de son département

Pour être crédible face à son directeur général, un manager doit maîtriser les données chiffrées et, en premier lieu, celles qui concernent le passé. "La première étape de la construction d'un budget doit être l'analyse des performances du passé", explique Caroline Selmer. Evaluer l'écart entre les objectifs de l'année précédente et les dépenses effectives et l'analyser à la lumière des événements, internes comme externes, donnent des repères au manager pour construire son nouveau budget. "En moyenne, un écart de 3 % est acceptable, 20 % est plus problématique", commente la formatrice. Cette analyse doit porter à la fois sur le budget total et sur les grandes lignes de dépenses (par exemple, dans le cas d'un directeur commercial, coûts de la force commerciale, du service après-vente, des promotions).

Le manager ne doit pas perdre de vue que les chiffres ne sont qu'une traduction de ses décisions"

Caroline Selmer

Partant de ce constat, le manager doit effectuer des simulations de différents scénarios et chiffrer l'impact qu'ils peuvent avoir sur les grands indicateurs de son activité. La construction d'un tel outil, souvent sous Excel, peut se faire avec l'aide du contrôleur de gestion. D'une manière générale, le manager doit maîtriser les concepts financiers afin de ne pas être déstabilisé lors de l'entretien avec la direction générale. Une formation au vocabulaire technique peut être utile aux néophytes. "Les débuts les plus difficiles auxquels j'ai assisté étaient dus à un problème de compréhension, entre le manager et la direction ou le contrôleur budgétaire, sur les termes financiers", se rappelle Caroline Selmer.

3	Ne pas négliger le plan d'action

Si la partie chiffrée est importante, elle ne constitue pour autant qu'une partie du budget que le manager doit présenter à sa direction. "Il ne doit jamais perdre de vue que les chiffres ne sont qu'une traduction de ses décisions, de son plan d'action", prévient la formatrice. Quels objectifs veut-il atteindre ? Quels moyens veut-il mettre en oeuvre pour y parvenir ? Sur quels postes envisage-t-il de faire des économies ? La construction d'un budget est avant tout un questionnement concret sur son activité. Lors de l'entretien, le manager doit également savoir se détacher des chiffres pour exposer ses différents scénarios. C'est pour lui l'occasion de démontrer qu'il connaît bien son département et ainsi de gagner en crédibilité.

4	Fournir un document synthétique à la direction

Pour appuyer son propos lors de l'entretien avec la direction générale, le manager doit produire un document budgétaire répertoriant ses propositions. Ce document doit avant tout être synthétique : 5 ou 6 pages obligatoires suivies d'annexes le cas échéant. Il se divise en trois parties. Une ou deux premières pages présentent le budget prévisionnel dans ses grandes lignes et liste les plans d'action. "Les prévisions de l'année précédente, la dernière estimation des dépenses effectives et l'écart constaté doivent apparaître dans un tableau à côté des sommes que l'on envisage de budgéter pour l'année à venir", détaille Caroline Selmer. Les pages suivantes doivent être successivement consacrées au bilan détaillé de l'année passée et à l'argumentation des choix pour l'année à venir. Mieux vaut éviter le cumul des tableaux chiffrés et les garder pour les annexes.

5	Soigner la présentation orale

Si une bonne préparation conditionne les chances de réussite du manager, l'entretien avec la direction générale reste un moment clef du processus. La clarté et la précision de l'exposé sont essentielles mais insuffisantes. Il est conseillé au manager de replacer le budget de son département dans le contexte plus global de l'entreprise. Il peut par exemple mettre en avant les avantages et les inconvénients de chaque scénario pour la société. Connaître les centres d'intérêt et les sensibilités de son directeur général peut également être judicieux. "Un manager qui connaît l'aversion au risque de son DG peut plus facilement faire adopter le plan d'action qu'il préfère en lui présentant les alternatives comme trop risquées", explique Caroline Selmer. Enfin, il est conseillé de ne pas quitter l'entretien sans que la direction ait émis une conclusion claire sur les propositions du manager, voire un engagement sur l'une d'entre elles.

JDN Management