Savoir rédiger un rapport

Plus renseigné que la note de synthèse, plus personnel que le compte-rendu, le rapport est avant tout un écrit qui doit présenter une réponse documentée et argumentée à une question, accompagnée, le cas échéant, de solutions concrètes. C'est la raison pour laquelle il demeure un exercice délicat. S'il existe une multitude de types de rapports, qui appellent, chacun, des méthodologies particulières, certains conseils sont précieux dans tous les cas.

1   Délimitez le champ de vos recherches

Le rapport étant un document argumenté sur une question précise, des recherches préalables sur le sujet s'imposent, à moins d'être soi-même expert en la matière. Ces recherches peuvent être de deux sortes. Il peut s'agir de collecter l'information sur le terrain, au sein d'un service par exemple, en s'appuyant sur des interviews, voire sur un questionnaire. Ces recherches peuvent également passer par une prise de connaissance des écrits existants sur le sujet, écrits publics mais aussi internes à l'entreprise. Attention toutefois à ne pas perdre trop de temps. Ce processus peut être sans fin, aussi est-il indispensable de délimiter le champ de ses recherches. "Il faut rapidement repérer les experts du sujet, les grands noms et les livres importants à ne pas manquer, sans s'éparpiller dans des recherches trop exhaustives", conseille Michelle Fayet, formatrice pour la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris et co-auteur de Rédiger des rapports efficaces. Ainsi, utilisez Internet à bon escient et ne vous laissez pas noyer sous une montagne d'informations qui deviennent vite inexploitables.

2   Utilisez vos recherches pour définir une problématique

Une fois vos informations collectées, vous devez les exploiter en définissant une problématique précise. "Il faut confronter les objectifs que vous ou votre commanditaire vous étiez fixés au départ avec les freins apparus sur le terrain, explique Michelle Fayet. De cette confrontation naît votre problématique, angle d'attaque de votre sujet." L'objectif est de se recentrer sur ce qui pose problème et sur ce qui exige des solutions. Cette étape peut être superflue si le sujet de votre rapport est déjà suffisamment précis et problématisé.

3   Privilégiez la justification de vos conclusions

Dans un rapport, l'analyse des données est aussi importante que les résultats et les solutions avancées. Ainsi, dans la construction de son rapport, mieux vaut commencer par les faits et garder les conclusions pour la fin, sauf demande explicite du commanditaire. L'attention du lecteur et la crédibilité du rédacteur sont en jeu. Pendant ses recherches, il faut rapidement repérer les experts du sujet et les livres importants à ne pas manquer" Michelle Fayet, CCIP "Il est souvent mal vu, en particulier en France, de révéler ses résultats en premier, commente Michelle Fayet. Les destinataires du rapport peuvent être peu convaincus par des solutions qui ne leur sont pas familières si celles-ci ne sont pas tout d'abord argumentées sérieusement."

4   Adaptez votre rapport à son lecteur

En rédigeant un rapport, il faut garder à l'esprit que l'on ne s'adresse pas de la même manière à un collègue, directement concerné par le sujet du rapport, et au directeur général, dont le temps est extrêmement compté. Le rapport doit donc être adapté à son lecteur : sa longueur peut varier, le vocabulaire employé peut être plus ou moins technique et le choix des exemples peut tenir compte des centres d'intérêt des destinataires. Il est parfois judicieux de réaliser plusieurs versions d'un même rapport. Le transformer en note de synthèse est un bon moyen de présenter les résultats à son directeur, si celui-ci dispose de très peu de temps.

5   Soignez la rédaction

Ce qui se conçoit bien s'écrit clairement. La forme de votre rapport ne doit jamais être négligée. Privilégiez les phrases courtes en limitant le recours aux pronoms relatifs. Surveillez le vocabulaire que vous employez pour éviter les anglicismes et les expressions dérivées du langage oral. Les titres sont également importants. "Mieux vaut privilégier les titres et sous-titres pleins, qui synthétisent le contenu d'un paragraphe, en maniant toutefois avec prudence les titres trop journalistiques parfois perçus comme peu sérieux par certaines cultures d'entreprise", conseille Michelle Fayet. Bien soigner les articulations entre les paragraphes est essentiel. Il ne faut pas faire l'économie des mots de liaison qui donnent du sens et permettent au lecteur de ne pas commettre de contresens. A lire Rédiger des rapports efficaces (3e édition), Michelle Fayet et Jean-Denis Commeignes (Dunod, 2005) >>> Consulter les librairies La construction du paragraphe doit également répondre à certaines règles : l' annonce de l'idée principale vient en premier et doit être suivie par une ou plusieurs informations d'appui. Il peut s'agir d'un exemple, d'un chiffre, d'un fait qui sert d'argument pour justifier l'idée énoncée. Enfin, pour ceux qui sont sujets au syndrome de la page blanche, la présentation du rapport sous forme de tableaux peut être une solution. Il faudra alors faire apparaître dans des colonnes successives le point traité, les informations collectées ainsi que leur analyse, et enfin les conclusions ou solutions apportées.