PME : trois bonnes raisons d'externaliser la paie

Si, selon le prestataire ADP-GSI, 60 % des TPE de moins de 20 salariés ont délégué à leur expert-comptable la gestion de la paie, les PME de 20 à 300 salariés sont quant à elles beaucoup moins enclines à externaliser la gestion de la paie. Pourtant, plusieurs arguments plaident en la faveur d'un désengagement des entreprises à opérer elles-mêmes leur gestion de la paie, y compris pour les PME.

Un recentrage stratégique pour la fonction RH
L'externalisation complète de la paie se développe de plus en plus. Les premiers a avoir initié cette tendance sont les grands groupes qui, au-delà des considérations financières, ont cherché à recentrer les RH sur des activités stratégiques. Selon Alain Ragot, directeur marketing et stratégie d'ADP-GSI France, "Externaliser la gestion de la paie n'est pas une fin en soi pour l'entreprise. Par contre la gestion de la paie est une tâche compliquée, ennuyeuse et risquée." En externalisant la paie, on gagne du temps pour donner une véritable valeur stratégique à la gestion des ressources humaines, au travers de la formation, des entretiens, du recrutement. "C'est une véritable gestion du capital humain : avoir la bonne personne, au bon endroit, au bon moment, commente Alain Ragot. La paie au contraire représente peu de valeur ajoutée pour l'entreprise."

Ne plus prendre de risques
Dans une logique d'externalisation, les risques d'erreurs et leurs conséquences disparaissent. Les professionnels de la paie se chargent pour vous de la veille légale. A travers eux, vous accédez à une expertise en droit social sans cesse mise à jour. Terminés également les retards concernant l'établissement de la paie mensuelle et les déclarations aux organismes - Assedic, Urssaf, caisse de retraite - qui entraînent de lourdes pénalités.

Une économie de 20 à 30 % n'est pas rare quand on externalise la paie" Alain ragot, ADP-GSI

"En France, la paie ne se simplifie pas plus que le code social qui a doublé de volume en dix ou quinze ans. Prenons le cas du DIF qui octroie vingt heures de formation. Si c'est hors du temps de travail, le salarié perçoit l'équivalent de 50 % de sa rémunération nette durant la formation. De plus, ce droit est cumulable et peut être conservé en cas de changement d'entreprise. Chaque élément précédemment cité complique d'autant plus le bulletin de paie. La comptabilité elle-même est moins mouvante en législation que la paie !" Et s'il advient un problème au niveau de la paie, l'entreprise risque de se retrouver devant les Prud'hommes.

Réduire les coûts
Faire appel à un prestataire est également l'occasion de maîtriser les coûts induits par la gestion de la paie. Suivant le degré d'externalisation, vous n'avez plus à investir dans de nouveaux outils ou logiciels. "La gestion de la paie ne dépend plus d'une personne en interne, qui peut être absente ou quitter l'entreprise, ni d'une compétence, qu'il faut recruter, entretenir et former aux exigences d'expertise dans le domaine de la paie", souligne Alain Ragot. Et d'ajouter : "De 23 à 43 euros en moyenne par mois et par salarié en interne, la gestion de la paie revient, selon une étude de la Cegos, entre 15 et 25 euros lorsqu'elle est externalisée. Une économie de 20 à 30 % n'est pas rare quand on externalise la paie mais même sans réduction de coût, l'entreprise reste gagnante au niveau de la flexibilité."

Comment procéder ?
Rencontrez plusieurs entreprises, comparez les tarifs et les références client pour vous permettre de juger de la qualité du prestataire. Une fois le contrat signé, vous devrez collecter les données relatives à chaque salarié et les transmettre à votre prestataire de services. Ensuite, pour établir la paie, il faudra veiller à lui envoyer des informations valides et qualifiées selon un rythme, un format et une échéance que vous aurez fixés avec lui au départ. Le prestataire quant à lui s'assurera de la conformité législative de la paie et du respect des délais. Dans le cas d'une externalisation totale de la gestion de la paie, le prestataire est entièrement responsable de ses erreurs. Par contre, l'entreprise est responsable de la validité de l'information utilisée par le prestataire. "Même si la gestion de la paie a été externalisée, le directeur financier se doit de garder un oeil vigilant notamment vis-à-vis de ce que l'entreprise doit payer chaque mois à l'Urssaf et aux Assedic", conclut Alain Ragot.