Et si vous adoptiez la signature électronique

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Greffe du TC de Paris

Les clients de GSB, un éditeur et intégrateur de solutions et de logiciels, reçoivent leurs factures par e-mail. Des e-mails qui ont la même force probante que des factures "papier" assorties d'une signature manuscrite. L'éditeur, sensible à la dématérialisation en raison de son secteur d'activité, a choisi d'adopter la signature électronique. Un processus qui, à ses yeux, lui fait gagner du temps et de l'argent, et renforce son processus qualité.

Cette adoption de la signature électronique n'a pas impliqué, pour GSB, une refonte en profondeur des processus commerciaux. En interne, les contrats clients sont complétés et modifiés sur support informatique par chaque service. Ensuite, les négociations finales nécessitant des rencontres "physiques", les contrats restent généralement signés de façon manuscrite par les clients.

On le comprend, en amont du processus commercial, la mise en place d'un certificat électronique, a d'abord permis à l'entreprise de renforcer son niveau de qualité, en adoptant notamment une gestion informatique complète des contrats. Une amélioration de la qualité validée aujourd'hui chez GSB par l'obtention d'une norme ISO.

A l'externe, les conséquences de cette dématérialisation apparaissent encore plus criantes. La signature électronique limite avant tout l'envoi de factures "papier", environ cent cinquante par mois. "Moins de cinq clients ont refusé de recevoir la facture par e-mail", se félicite Gaëtan Moreno, responsable commercial de GSB. Grâce à cette simplification, l'éditeur économise les frais de port et gagne du temps. "En outre, la signature électronique renforce notre position de vitrine technologique auprès de nos clients."

Concrètement, pour déployer un processus de signature électronique, GSB s'est appuyé sur KeySign. Ce logiciel, qui coûte moins de 150 euros, a été installé sur tous les postes, ainsi qu'une sorte de clé USB servant de carte d'identité. Pour valider un document ayant une extension en "doc, pdf, rtf, txt, tiff", il suffit de l'ouvrir avec le logiciel, qui incorpore alors une signature électronique. De leur côté, les clients ou partenaires de l'entreprise téléchargent gratuitement une version "reader" de KeySign pour lire le document et savoir qui l'a validé. Au moindre changement de l'intégrité des documents, la signature devient invalide.

Sur le plan technique, l'horodatage effectué par le logiciel permet de certifier, en plus de la signature, la date du contrat ou de la facture. Egalement appelé "contremarque de temps", cet élément constitue un élément de preuve au même titre que le cachet de la Poste. Cette contremarque coûte environ 10 à 50 centimes d'euro le jeton suivant la quantité commandée par l'entreprise. A noter qu'en cas de perte ou de vol de la clé USB, le détenteur de la signature doit immédiatement déclarer le problème auprès du prestataire de service de certification, qui révoque sans délai le certificat électronique.

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Intranet

Les avantages de cette dématérialisation ne s'arrêtent pas là. Le certificat électronique ouvre d'autres possibilités. Grâce à cette signature virtuelle, le Greffe du tribunal de commerce de Paris permet aux entreprises d'accéder à des téléprocédures, de payer la TVA ou l'impôt sur les sociétés en ligne, ou encore de répondre à des appels d'offres. Le greffe a déjà remis 4.000 clés de signature électronique.