Isabelle Comyn-Wattiau (Essec)
"Les fonctionnalités d'Excel restent méconnues"
De nombreuses fonctions d'Excel sont peu exploitées, malgré leur simplicité et leur utilité dans le management au quotidien. (avril 2003)

L'utilisation d'Excel se limite trop souvent à la partie visible de l'iceberg. Partant de ce constat, Isabelle Comyn-Wattiau et Dominique Briolat, professeurs à l'Essec, et Jacky Akoka, professeur au Cnam et à l'INT d'Evry, ont écrit Management avec Excel (Vuibert). A travers des exemples réels, cet ouvrage décrit comment résoudre des problèmes de gestion avec Excel (élaboration d'un budget prévisionnel, suivi des ventes, etc.).

Excel existe depuis bientôt quinze ans. Les utilisateurs ont-il atteint aujourd'hui un niveau de maîtrise satisfaisant ?
Isabelle Comyn-Wattiau. En France et ailleurs, Excel est trop souvent utilisé comme un traitement de texte. Bien que tout le monde ait ce logiciel sur son bureau, ses fonctionnalités restent très méconnues, que ce soit pour un usage privé ou professionnel. Le côté mathématique peut rebuter certains utilisateurs, qui se cantonnent aux boutons du menu. Nous cherchons donc à démystifier les formules. Certains considèrent que l'on apprend mieux tout seul. C'est vrai, mais on risque alors de passer à côté de 90 % des fonctionnalités. Il est difficile d'imaginer l'existence d'autant de fonctionnalités. Excel, c'est comme le piano. Après un certain temps sans le pratiquer, on oublie ce qu'on a appris, mais lorsqu'on s'y remet, cela revient très vite. Lorsqu'on sait que telle ou telle fonction existe, il suffit de la retrouver.

Quelles fonctionnalités accessibles restent-elles peu utilisées ?
Les gens savent obtenir des sommes et utiliser les formules de statistique usuelles avec des graphiques, et cela s'arrête là. Pourtant, sans parler d'aspects plus compliqués comme les macros, certaines fonctions très simples permettent d'aller plus loin que les formules habituelles. Par exemple, une fonction donne rapidement le rang des étudiants d'une classe (*). Les fonctions d'extraction de tables par recherche d'une valeur à encadrer RECHERCHE, RECHERCHEV et RECHERCHEH (**) restent peu utilisées. Elles permettent notamment d'extraire un taux d'imposition à partir d'un montant de revenu. Idem pour les tables d'hypothèses, grâce auxquelles le résultat et les formules se mettent à jour automatiquement dès que l'on change le contenu des cellules représentées dans la formule.

Peut-on se servir d'Excel pour tous les aspects de la gestion ? Quelles sont les limites d'Excel ?
Excel est un outil adapté à la gestion simple, telle que la gestion de la force de vente ou l'élaboration d'un budget prévisionnel. Il existe des logiciels spécialisés dans tous les domaines. Mais lorsque l'on a une activité simplifiée dans ces domaines, Excel suffit. Il ne faut cependant pas croire que l'on peut tout faire avec Excel. Il se limite à la mémoire centrale de l'ordinateur, c'est-à-dire que le volume de données total doit tenir dans la mémoire centrale. Par ailleurs, les utilisateurs demandent souvent un produit clé en main, ce qui suppose un important effort de programmation. De plus, les logiciels spécialisés sont mieux armés qu'Excel en matière de sécurité, notamment pour le contrôle de la saisie ou la répartition des droits d'accès. Autre inconvénient : une seule personne à la fois peut travailler sur un même tableau. Enfin, avec trois dimensions, Excel reste simple. Mais c'est aussi ce qui fait son attrait.

(*) Parmi les fonctions (bouton fx), choisissez RANG, précisez la cellule de la note de l'étudiant dont vous voulez connaître le rang. Dans référence, sélectionnez l'ensemble des cellules de notes. Placez la première cellule de note (et éventuellement la dernière) en référence absolue, grâce à la touche F4, ce qui donne par exemple =RANG(B2;$B$2:B7). Etendez la mise en forme aux autres notes. Vous obtiendrez les classements de tous les étudiants.

(**) D'après l'assistant Excel :
RECHERCHE recherche une valeur dans une ligne ou colonne de valeurs triées dans l'ordre croissant. On obtient ensuite la valeur à partir de la même position dans une ligne ou colonne différente. Vous pouvez utiliser RECHERCHE pour retrouver des valeurs dans des listes ne comportant pas d'étiquettes de lignes ou colonnes.
RECHERCHEV recherche une valeur dans une liste comportant des étiquettes de lignes. Utilisez RECHERCHEV lorsque votre liste contient des étiquettes de lignes dans la colonne située la plus à gauche et que vous souhaitez effectuer la recherche d'une valeur dans une autre colonne sur la base de l'étiquette de ligne. Par défaut, vous devez trier la liste avant de pouvoir utiliser RECHERCHEV.
RECHERCHEH permet également de rechercher une valeur dans une liste comportant des étiquettes de lignes. Utilisez RECHERCHEH lorsque votre liste contient des étiquettes de colonnes dans la ligne située le plus haut et que vous souhaitez effectuer la recherche d'une valeur dans une autre ligne sur la base de l'étiquette de colonne. Par défaut, vous devez trier la liste avant de pouvoir utiliser RECHERCHEH.